La crescente diffusione della tecnologia Cloud, un sistema di archiviazione, elaborazione e trasmissione di dati on demand attraverso Internet, offre alle organizzazioni un gran numero di soluzioni: dal cloud computing alle soluzioni di sicurezza; dalla telefonia allo smart printing.
Queste soluzioni contribuiscono a migliorare l’efficienza delle operazioni e, in un contesto di trasformazione ed evoluzione digitale, garantiscono di mantenere il parco tecnologico sempre al passo con i tempi.
In questo quadro si inserisce il Cloud Printing: vediamo di cosa si tratta esattamente.
Cos’è il Cloud Printing
Il Cloud Printing è una tecnologia che consente di connettere le stampanti al web, siano esse stampanti professionali o domestiche e di stampare da remoto, inviando l’ordine di stampa da computer, tablet o cellulare.
Grazie al Cloud Printing è possibile quindi stampare da qualsiasi luogo, con qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.
Il servizio può essere aperto, se fornito da un unico Cloud Provider, che consente a tutti i clienti di utilizzare i propri software ed i propri network per la stampa, generalmente secondo un modello Pay per use o chiuso: in questo caso il network è proprietario e può essere utilizzato esclusivamente dall’organizzazione che lo ha implementato.
Spesso, il Cloud Printing è offerto alle organizzazioni all’interno di un più ampio pacchetto di Print Management e di Smart Printing, che può includere anche il noleggio del parco stampanti in modalità Pay per use.
Nell’ambito del Cloud Printing si inserisce anche lo Scan to Cloud, che permette di effettuare scansioni da remoto in piena libertà, tramite app, di archiviare i file creati dallo scanner sul proprio ambiente Cloud o di inviarli via e-mail.
I benefici del Cloud Printing
Il Cloud Printing presenta innumerevoli vantaggi:
Praticità e sicurezza
Come abbiamo visto, il Cloud Printing consente di stampare documenti, e-mail e foto in modo veloce e sicuro, da qualsiasi luogo, con qualsiasi dispositivo e con qualsiasi stampante collegata allo stesso Cloud Account, senza necessità di scaricare driver o software.
Le soluzioni professionali forniscono inoltre una centrale di gestione web-based, che permette di configurare, gestire e monitorare stampanti, utenti e permessi, code di stampa, driver, eventuali sistemi di crittografia e di sicurezza e tutto ciò che è necessario per un flusso di lavoro ben organizzato e sicuro.
Flessibilità
Il servizio funziona con qualsiasi tipo di device (PC, tablet, cellulare) connesso alla rete. Basta quindi una connessione a Internet e un minimo di conoscenze tecnologiche per accedere al Cloud e ordinare la stampa.
Le soluzioni possono essere rilasciate in modalità SaaS, aumentando in questo modo la flessibilità di erogazione.
Semplicità
Il Cloud Printing semplifica notevolmente la gestione delle stampanti e dei processi di stampa, soprattutto in contesti complessi. Sfruttando la rete, azzera le distanze e consente ai collaboratori di condividere la stampante con chiunque, ovunque si trovi, aggiornando le informazioni in tempo reale.
È addirittura possibile inviare il documento o la foto direttamente alla stampante del destinatario.
A seconda della piattaforma utilizzata, il Cloud Printing semplifica i processi di installazione e di entrata in funzione del sistema.
Riduzione dei costi
Il Remote Printing permette di ridurre il parco stampanti, che diversamente sarebbe piuttosto costoso, in termini di acquisto e manutenzione ed ingombrante sul piano fisico. Da questo punto di vista, è evidente come il Cloud Printing consenta un notevole abbattimento dei costi di stampa, di assistenza e manutenzione.
Integrazione con il Cloud storage
Le stampe e le scansioni possono essere archiviate nei principali ambienti Cloud, quali Dropbox, Google Workspace, OneDrive, Microsoft Azure. L’archiviazione online rende agevole e sicura anche la condivisione dei documenti.
Rispetto per l’ambiente
Il Cloud Printing riduce gli sprechi di carta, le emissioni di co2 ed i materiali di stampa, che sono inquinanti e richiedono un corretto smaltimento.
A fronte degli innumerevoli vantaggi, le principali criticità del Cloud Printing sono legate a:
- Necessità di una connessione ad Internet stabile;
- Scelta di un fornitore tecnologico affidabile e compliant sul piano normativo;
- Adozione di adeguate policy di sicurezza informatica: ricordiamo che le stampanti di rete sono potenzialmente vulnerabili, se non gestite correttamente.
Come funziona in pratica
Operativamente è necessario disporre di una stampante di ultima generazione, predisposta per il Cloud Printing, di una connessione Internet e di un software/app per gestire le stampe da remoto. Come vedremo, il software può essere proprietario, realizzato dal produttore della stampante, o di terze parti.
Nel gennaio 2021 Google ha ritirato il servizio Google Cloud Print, che da allora non è più supportato. Google Cloud Print permetteva di stampare direttamente tramite Google Chrome, utilizzando una stampante connessa ad internet ed opportunamente configurata.
I principali produttori di dispositivi di stampa, quali HP, Canon, Ricoh, Kyocera, Xerox, Samsung ed altri, forniscono soluzioni proprietarie di Mobile Printing. Utilizzare soluzioni distribuite dai produttori garantisce quasi sempre ottimi livelli di efficienza e di sicurezza.
In particolare, HP propone una suite di soluzioni di Remote Printing pensate per lavorare in maniera smart con stampanti, scanner e plotter. Segui il link per approfondimenti sull’HP Mobile Printing.
Esistono sul mercato soluzioni indipendenti dedicate al Cloud Printing. Il vantaggio principale legato alla scelta di soluzioni di terze parti è legato alla possibilità di fruizione da qualsiasi stampante, indipendentemente dalla marca e dal modello. In alcuni casi si tratta di piattaforme professionali di Print Management.
Tra queste soluzioni disponibili, possiamo citare Printix, Directprint, PrinterOn, Uniprint, PaperCut MobilityPrint ed Airprint di Apple. Recentemente Google Drive ha integrato all’interno della propria app la possibilità di effettuare scansioni di documenti, che vengono poi importate nel proprio spazio Cloud.
Il mercato offre molte altre piattaforme, che meritano di essere approfondite.
Ricordiamo che, nella scelta di una soluzione, è necessario valutarne preliminarmente il livello di stabilità, di affidabilità e di sicurezza, le prestazioni e gli standard offerti. Vanno inoltre analizzati l’eventuale incompatibilità con i propri dispositivi di stampa, il supporto tecnico offerto e la compliance sul piano normativo e del rispetto del GDPR.
Il Cloud Printing semplifica la gestione dei dispositivi di stampa.
I nostri esperti sono a tua completa disposizione per valutare con te le migliori soluzioni tecnologiche, personalizzate sulle tue necessità, implementate nel migliore dei modi e sostenibili.
