La diffusione delle nuove tecnologie, che sono disponibili in modalità sempre più flessibili, ha reso strategica per qualsiasi organizzazione la gestione degli asset digitali lungo il loro intero ciclo di vita: dal primo giorno di utilizzo al momento della dismissione.
In questo articolo esploreremo l’importanza dell’IT Asset Management, analizzeremo come le diverse tipologie di gestione degli asset contribuiscano a mantenere un ecosistema IT robusto ed efficiente e vedremo quali sono le principali ricadute positive per le organizzazioni, legate ad una corretta gestione degli asset.
Cos’è l’IT Asset Management (ITAM)
L’IT Asset Management consiste in un insieme di pratiche e di processi che mirano a ottimizzare la gestione e l’utilizzo delle risorse IT. Garantisce un controllo accurato sull’inventario IT, contribuisce alla presa di decisioni strategiche e tattiche e contribuisce ad una migliore pianificazione, riducendo i costi e aumentando l’efficienza operativa.
Nel tempo gli asset si sono evoluti: oggi per asset IT si intendono le risorse hardware, quali computer, server e dispositivi di rete, le risorse software, e le risorse digitali, quali licenze, dati e servizi cloud.
L’ITAM abbraccia l’intero ciclo di vita degli asset IT, dalla loro acquisizione, all’utilizzo, dalla manutenzione alla dismissione.
L’obiettivo principale dell’IT Asset Management consiste nel massimizzare il valore degli asset, garantendo al contempo che siano utilizzati in modo efficiente, sicuro e conforme alle normative vigenti.
Perché la gestione degli Asset IT è importante
La gestione attenta degli asset tecnologici è fondamentale per le organizzazioni moderne, poiché offre loro una serie di ricadute positive indiscutibili. L’ITAM va ben oltre il semplice inventario delle risorse: vediamo insieme quali sono i principali vantaggi.
Riduzione dei costi
Uno dei principali vantaggi offerti dall’ITAM è legato all’ottimizzazione dei costi.
Attraverso una gestione accurata, basata anche sull’utilizzo dei dati e sui rendimenti effettivi:
- si ha il pieno controllo delle risorse attive, della loro allocazione e del loro stato di salute
- non viene acquistato hardware sovradimensionato
- non viene acquistato hardware in eccesso
- vengono acquistate licenze software solo se realmente necessarie
- si eliminano le risorse fantasma, inutilizzate da tempo, di cui si è persa la traccia
- viene ottimizzata e prolungata la vita utile delle risorse
- la manutenzione è programmata ed i relativi costi sono ridotti
- gli imprevisti vengono ridotti al minimo
- le sostituzioni sono sempre pianificate
Tutto questo si traduce in un uso più efficiente delle risorse, in un’ottimizzazione del budget, in una riduzione degli sprechi, in un miglioramento della pianificazione finanziaria e in una riduzione dei costi operativi complessivi.
Impatto sulla Produttività
La gestione centralizzata degli asset IT influisce notevolmente anche sulla produttività. Asset ben gestiti:
- garantiscono prestazioni ottimali degli asset, il cui utilizzo è più efficiente
- riducono i tempi di inattività
- riducono i rischi di incidenti
- rendono sempre accessibili e disponibili dispositivi, applicazioni e dati
- garantiscono agli utenti finali l’accesso ad un supporto più tempestivo
- migliorano l’efficienza delle operazioni
Tutto questo grazie a dispositivi sempre funzionanti, correttamente configurati, aggiornati e sicuri.
Sicurezza e Conformità
Un altro aspetto rilevante legato ad una attenta gestione degli asset informatici è il suo impatto sulla sicurezza e sulla conformità:
- si riducono i rischi legati alla sicurezza informatica e le vulnerabilità
- si riducono i rischi di violazione dei dati
- si riducono i rischi di sanzioni in caso di violazione di conformità
- si migliora la compliance
Sostenibilità
Come vedremo di seguito, risorse tecnologiche gestite in maniera efficiente garantiscono ricadute positive anche sul piano della sostenibilità e dell’impatto ambientale.
Quali sono i tipi di gestione degli asset
Gli asset IT sono di diversi tipi. Le principali famiglie sono: hardware, software o cloud. A seconda della tipologia, cambia nel dettaglio la loro gestione strategica.
Gestione Asset Software (Software Asset Management – SAM)
La gestione degli asset software è un processo fondamentale per garantire che i software in un’organizzazione siano utilizzati e gestiti in maniera efficiente e conforme.
Il Software Asset Management impatta su diversi ambiti della vita dei software:
- la gestione delle licenze ed il corretto dimensionamento del parco software installato
- la gestione dei copyright, l’originalità dei software, il diniego di soluzioni piratate
- la manutenzione dei software, il loro aggiornamento, la gestione delle versioni, la dismissione dei software obsoleti
- il rispetto della protezione dei dati e della privacy
- il rispetto delle conformità
- l’uso corretto dei software
Gestione Asset Hardware (Hardware Asset Management – HAM)
L’hardware Asset Management, si concentra sui componenti fisici dell’infrastruttura IT, come computer, server, dispositivi di rete e altri dispositivi. In particolare:
- la gestione puntuale ed efficiente del parco hardware
- la gestione delle policy di sicurezza e di utilizzo
- l’uso corretto e conforme da parte degli utenti
- la manutenzione programmata
- la gestione dei carichi e dell’adeguatezza di ogni risorsa rispetto alle necessità
- la conoscenza dell’utilizzatore a cui è concesso in uso ogni asset
- la tracciabilità e quindi la conoscenza della localizzazione di ogni risorsa
- la riduzione di asset fantasma, inutilizzati
- la gestione del ciclo di vita e la sostituzione programmata, quando necessaria
- la diffusione del riuso, ove possibile
- la corretta dismissione a fine vita
Gestione Asset nel Cloud (Cloud Asset Management)
Con l’avvento del cloud computing e di nuove modalità di distribuzione, la gestione degli asset IT ha subito una trasformazione significativa.
Il Cloud Asset Management si occupa delle risorse e dei servizi ospitati in ambienti cloud, come applicazioni SaaS, infrastrutture IaaS e piattaforme PaaS. Questo tipo di gestione richiede un approccio diverso rispetto alla gestione tradizionale degli asset IT. In particolare:
- gestione dei provider cloud, della loro compliance e dei livelli di sicurezza offerti
- gestione di licenze, scadenze e canoni
- gestione del corretto dimensionamento dei contratti
- gestione degli utenti e dei livelli di accesso ai servizi
- gestione dei carichi e della scalabilità on-demand
- gestione delle licenze fantasma e dismissione dei servizi inutilizzati o a fine vita
IT Asset Management e sostenibilità
L’IT Asset Management rappresenta un tassello centrale nel processo di promozione della sostenibilità ambientale all’interno delle organizzazioni. Attraverso la gestione responsabile degli asset IT, le aziende possono contribuire attivamente alla riduzione della propria impronta sull’ambiente e adottare strategie di green computing.
Il collegamento tra ITAM e sostenibilità si manifesta principalmente nella gestione efficiente degli asset tecnologici. Una gestione attenta del ciclo di vita può ridurre il consumo eccessivo di risorse.
Le pratiche di green computing, che mirano a ridurre l’impatto ambientale dell’uso della tecnologia, sono strettamente legate all’ITAM. Queste pratiche passano attraverso:
- l’ottimizzazione dei data center per ridurre il consumo energetico
- l’adozione di soluzioni cloud per diminuire la necessità di hardware fisico
- l’acquisto di hardware più efficiente dal punto di vista energetico
- la riduzione degli sprechi attraverso il riutilizzo o il riciclaggio di dispositivi obsoleti
- la massimizzazione dell’uso di risorse rinnovabili
- l’implementazione di politiche per promuovere l’uso responsabile delle risorse IT.
Come procedere nello specifico
Per implementare una gestione efficace degli asset IT, è fondamentale adottare approcci strategici, che vanno calibrati di volta in volta sulla base delle specificità di ogni organizzazione, tra cui:
- creare e mantenere aggiornato un inventario delle risorse
- adattare il piano al variare delle necessità, dei carichi richiesti, della dimensione dell’organizzazione e dell’adozione di nuove soluzioni tecnologiche
- arricchire l’inventario con informazioni il più possibile dettagliate
- essere a conoscenza di chi sta utilizzando ogni asset
- essere a conoscenza di dove si trovi ogni asset
- il repository ITAM deve includere tutti i dati essenziali degli asset, inclusi quelli contrattuali e finanziari
- definire i KPI da tenere monitorati nel tempo
- definire standard precisi rispetto alle policy di acquisto, utilizzo, rinnovamento e dismissione
- standardizzare, ove possibile, gli asset utilizzati, per semplificarne la gestione, ridurre la varietà dei dispositivi e dei software in uso, facilitarne la manutenzione ed il supporto tecnico
- formare e informare le risorse umane rispetto agli standard interni, alle policy ed alle innovazioni tecnologiche
Come procedere in pratica?
- Utilizzare, se possibile, supporti digitali per la gestione degli asset, a partire da un semplice foglio di calcolo
- Esistono sul mercato soluzioni software di IT Asset Management, che permettono di gestire in maniera centralizzata, automatizzata, sicura e strutturata gli asset attivi. Queste soluzioni software facilitano tracciamento, manutenzione, gestione dei carichi ed aggiornamento delle procedure.
- Esistono inoltre soluzioni ITAM in outsourcing: è possibile, in questo caso, esternalizzare del tutto o in parte la gestione dei propri asset tecnologici ad aziende specializzate. Si tratta di soluzioni progettate per delegare a specialisti esterni le attività di gestione ordinaria e straordinaria dell’infrastruttura IT. Il servizio include la gestione integrata di tutte le fasi del ciclo di vita degli asset informatici. I vantaggi offerti dall’esternalizzazione sono notevoli ed abbracciano più piani, dalla riduzione delle risorse allocate, alla completa personalizzazione del servizio, alla tempestività, alla possibilità di sfruttare alti livelli di professionalità, all’ottimizzazione dei processi.
Come abbiamo visto, l’adozione di strumenti ITAM permette alle organizzazioni di ottimizzare l’utilizzo delle risorse IT e di massimizzare il loro ritorno sull’investimento.
La tua organizzazione ha già attivato un piano di IT Asset Management? Per qualsiasi dubbio o approfondimento, i nostri esperti sono a tua completa disposizione per aiutarti ad individuare la soluzione più appropriata per ricavare il massimo del valore dalle tue risorse IT.
